ثبت امانت
مقدمه
برای گردش کار امانت، زیر منوی "گزارش گردش منابع" را انتخاب نمایید. این بخش به مسئول میز امانت امکان می‌دهد تا فرآیندهای مختلف امانت و گردش منابع کتابخانه را کنترل نماید. بخش "گزارش گردش منابع" دارای امکانات زیر است • بازگشت مدارک امانتی • تمدید مدارک امانتی • امانت مدارک رزرو شده • بررسی درخواستهای امانت • بررسی درخواستهای تمدید
بازگشت مدرک
برای بازگشت مدرک امانت داده شده فیلتر جستجو را بر روی وضعیت "امانت برده شده" قرار دهید و فرد مورد نظر را با نام کاربری و یا پست الکترونیکی جستجو کنید.
فهرستی از موردهای در دست امانت فرد نمایش داده میشود روی گزینه شماره امانت کلیک کنید و وارد پنجره ویرایش وضعیت مدرک شوید.
در این صفحه اطلاعات مربوط به امانت مورد، شامل کاربر امانت‌گیرنده، قانون امانت کاربر، نام مورد امانتی، مدت زمان امانت مورد، مقدار جریمه، تعداد تمدیدهای انجام شده، محل نگهداری مورد، تاریخ ایجاد و ویرایش درخواست، تاریخ شروع و پایان امانت، شماره میز مطالعه (مربوط به امانت سالنی) و نام کتابدار امانت نمایش داده میشود.
روی گزینه تغییر وضعیت کلیک کنید در این بخش به‌صورت پیش فرض وضعیت جدید مدرک روی گزينه "بازگرداندن مدرک به میز امانت" (Retrieved Desk) است با کلیک بر روی گزینه "ذخیره" وضعیت مدرک از "امانت برده شده" به "بازگردانده شده به میز امانت" تغییر می‌یابد.
نکته: در صورتی که مدرک از میز امانت به مخزن بازگردانده شده باشد از بخش "تغییر وضعیت" گزينه "بازگردانده شده به مخزن" (Retrieved Storage) را انتخاب نمایید.
نکته: در صورت در اختیار نداشتن اطلاعات عضو، می‌توانید از طريق بارکد یا تگ RFID مدرک امانتی، مشخصات مربوط به شخص امانت‌گیرنده را پیدا کرده و مدرک را از امانت خارج کنید.
تمدید مدارک امانتی
مسئول میز امانت می‌تواند به درخواست کاربر مدت زمان امانت موردی را که مهلت امانت آن به پایان رسیده است را به شرط اینکه رزرو تایید شده نداشته باشد تمدید نماید.
برای تمدید مدرک امانت داده شده فیلتر جستجو را بر روی وضعیت "امانت برده شده" قرار دهید و فرد مورد نظر را با نام کاربری و یا پست الکترونیکی جستجو کنید در این صورت فهرستی از موردهای در دست امانت فرد نمایش داده میشود روی گزینه "شماره امانت" کلیک کنید و وارد پنجره ویرایش وضعیت مدرک شوید. در این صفحه اطلاعات مربوط به امانت مورد، شامل کاربر امانت‌گیرنده، قانون امانت کاربر، نام مورد امانتی، مدت زمان امانت مورد، مقدار جریمه، تعداد تمدیدهای انجام شده، محل نگهداری مورد، تاریخ ایجاد و ویرایش درخواست، تاریخ شروع و پایان امانت، شماره میز مطالعه (مربوط به امانت سالنی) و نام کتابدار امانت نمایش داده میشود.
روی گزینه "تغییر وضعیت" کلیک کنید در این بخش به‌صورت پیش فرض وضعیت جدید مدرک روی گزينه "بازگرداندن مدرک به میز امانت" می‌باشد برای تمدید مدرک وضعیت جدید مدرک را روی "تمدید شده" بگذارید و روی کلید "ذخیره" کلیک کنید چنانچه فردی در لیست رزرو نباشد سیستم مدرک را برای همان فرد مجددا طبق مدت زمان تعیین شده در قانون امانت مثلا 15 روز برای فرد تمدید می‌کند.
درصورتیکه مدرک رزرو شده باشد سیستم پیغام"رزروهای تايید شده برای مدرک وجود دارد" را نمايش می‌دهد و اجازه تمدید مدرک را نمی‌دهد.
چنانچه مایل به مشاهده فهرست رزروهای منبع می‌باشید روی گزینه "نمایش ررزوهای این منبع" در این صفحه کلیک کنید.
نکته: مسئول میز امانت در شرایط خاص می‌تواند از طریق لغو رزرو مدرک، آن را تمدید نماید .
نکته: چنانچه تعداد دفعات مجاز تمدید مدرک برای کاربر به حد نصاب رسیده باشد سیستم اجازه تمدید مدرک را به آن فرد نمی‌دهد. و پیغام مناسب نمایش داده میشود.
نکته: در صورت در اختیار نداشتن اطلاعات عضو، می‌توانید از طريق بارکد یا تگ RFID مدرک امانتی، مشخصات مربوط به شخص امانت‌گیرنده را پیدا کرده و مدرک را تمدید کنید.
فعال شدن درخواست رزرو و امانت دادن مدرک رزرو شده
با بازگشت مدرک، در صورتیکه مدرک، لیست رزرو داشته باشد، اولین درخواست رزرو توسط سیستم به صورت خودکار فعال میشود و وضعیت درخواست از "ررزو شده" به "فعال شدن درخواست رزرو" تغییر می‌یابد.
بدین ترتیب کاربر با توجه به میزان ساعتی که در قانون امانت وی تعیین شده فرصت دارد که به میز امانت مراجعه کرده و مدرک رزرو شده خود را امانت بگیرد بدیهی است در صورت عدم مراجعه به میز امانت و انقضای این مدت، آن مدرک از رزو فرد خارج شده و درخواست رزرو بعدی فعال خواهد شد.
برای امانت مدرک رزرو شده، پس از مراجعه فرد به میز امانت فیلتر جستجو را بر روی وضعیت "فعال شدن درخواست رزو" قرار دهید و فرد مورد نظر را با نام کاربری و یا پست الکترونیکی جستجو کنید.
فهرستی از رزوهای فعال شده نمایش داده میشود روی گزینه شماره امانت کلیک کنید و وارد پنجره ویرایش وضعیت مدرک شوید. در این صفحه روی گزینه "تغییر وضعیت" کلیک کنید به‌صورت پیش فرض وضعیت جدید مدرک روی گزينه "امانت برده شده" می‌باشد روی کلید "ذخیره" کلیک کنید بدين ترتیب مدرک به عضو مورد نظر امانت داده میشود.
بررسی درخواستهای رسیده به میز امانت
در بخش گزارش گردش منابع فهرستی از درخواستهای رسیده به میز امانت نمایش داده میشود که با توجه به نوع درخواست و وضعیت آن، امکان انجام عملیات يا عملیات‌های خاص فراهم می‌گردد.
بررسی درخواستهای امانت
در بخش گزارش گردش منابع فیلتر وضعیت مدرک به صورت پیش‌فرض روی گزینه "درخواستهای امانت" قرار دارد. به این ترتیب درخواستهای امانتی که توسط کاربر از درگاه جستجوی اپک ارسال شده و جدید هستند به صورت پیش فرض در این بخش نمایش داده میشود می‌توانید از طریق فیلترهای بیشتر از بخش " فیلتر را نشان می‌دهد" بر اساس نام، تاريخ شروع و پايان بازه زمانی که در آن درخواست ارسال شده و محل نگهداری مدرک جستجو را محدود نمایید.
بدین ترتیب فهرستی از درخواستهای امانت ارسال شده نمایش داده میشود .روی گزینه شماره امانت کلیک کنید و وارد پنجره ویرایش وضعیت مدرک شوید در این صفحه بر روی گزینه "تغییر وضعیت" کلیک کنید جهت امانت مدرک وضعیت جدید مدرک را روی گزینه "امانت برده شده" و در صورت لغو درخواست گزینه "درخواست امانت کنسل شده" را انتخاب کنید.
نکته: در کتابخانه‌های با مخزن بسته مراحل بررسی درخواست امانت در صورت استفاده از مخزن در پروسه امانت به شرح زیر است:
مراحل برررسی درخواست امانت در صورت وجود مخزن در پروسه امانت
1. کاربر درخواست امانت مدرک مورد نظر را از طریق درگاه OPAC ارسال و به میز امانت مراجعه می‌کند.
2. کتابدار امانت پس از مراجعه کاربر به میز امانت، درخواست امانت کاربر را از بخش گزارش گردش منابع جستجو کرده و وارد صفحه ویرایش وضعیت مدرک میشود.
3. در صفحه ویرایش وضعیت مدرک، کتابدار امانت با انتخاب گزینه "اطلاع‌رسانی به کتابدار مخزن"، درخواست امانت مدرک مورد نظر را به مخزن ارسال می‌کند.
4. کتابدار مخزن از طریق اعلانی (نوتیفیکیشن) که در بالای صفحه با نماد ظاهر میشود متوجه درخواست جدید شده و با کلیک بر روی آن وارد صفحه ویرایش وضعیت آن مدرک میشود.
5. در صفحه ویرایش وضعیت مدرک کتابدار مخزن می‌تواند قبل از مراجعه به قفسه‌ها جهت یافتن مدرک مورد نظر با انتخاب گزینه "پرینت" از اطلاعات نام منبع، شماره راهنما و شماره ثبت مدرک چاپ بگیرد.
6. پس از یافتن مدرک در قفسه، کتابدار مخزن با انتخاب گزینه "خروج از مخزن" مدرک را به میز امانت ارسال می‌کند. با انتخاب این گزینه محتوای فیلد "خروج از مخزن" از علامت به تغییر می‌یابد.
7. پس از ارسال مدرک از مخزن به میز امانت کتابدار امانت جهت امانت مدرک باید از صفحه ویرایش وضعیت مدرک گزینه تغییر وضعیت را انتخاب کرده و وضعیت جدید مدرک را روی گزینه امانت برده شده قرار دهد
بررسی درخواستهای تمدید
درصورتیکه کاربر از طریق درگاه OPAC برای مدارک در دست امانت خود درخواست تمديد دهد، با ارسال درخواست، امکان بررسی آن در بخش گزارش گردش منابع وجود دارد. در این صورت فیلتر وضعیت مدرک را بر روی گزینه "درخواست تمدید" قرار دهید. فرد مورد نظر را نیز با نام کاربری و پست الکترونیکی جستجو کنید. می‌توانید از طریق فیلترهای بیشتر از بخش " فیلتر را نشان می‌دهد" بر اساس نام، تاريخ شروع و پايان بازه زمانی که در آن درخواست ارسال شده است و محل نگهداری مدرک جستجو را محدود نمایید.
پس از جستجو فهرستی از درخواستهای تمدید فرد مورد نظر نمایش داده میشود روی گزینه شماره امانت کلیک کنید و وارد پنجره ویرایش وضعیت مدرک شوید در این صفحه بر روی گزینه "تغییر وضعیت" کلیک کنید. جهت تایید درخواست تمدید وضعیت جدید مدرک را روی گزينه تمدید شده قرار دهید و جهت لغو درخواست تمدید گزینه "درخواست تمدید کنسل شده" را انتخاب نمایید و در آخر روی کلید ذخیره کلیک کنید.
سایر وضعیت‌ها در فیلتر وضعیت مدرک
موجود در میز امانت (Retrieved Desk ): در صورتیکه فیلتر وضعیت مدرک را روی گزینه (Retrieved Desk ) بگذارید فهرستی از مدارکی که از امانت بازگردانده شده ولی به مخزن بازگشت داده نشده‌اند. نمایش داده میشود.
بازگردانده شده به مخزن (Retrieved Storage ): در صورتیکه فیلتر وضعیت مدرک را روی گزینه (Retrieved Storage ) بگذارید فهرستی از مدارکی که از امانت بازگردانده شده و میز امانت نیز آنها را به مخزن بازگردانده است نمایش داده میشود.
سر رسیده: در صورتیکه فیلتر وضعیت مدرک را روی گزینه سر رسیده (دارای دیرکرد) قرار دهید فهرستی از مدارک در امانت که از تاریخ بازگشت آنها گذشته اما هنوز بازگشت داده نشده و یا تمدید نشده‌اند. نمایش داده میشود.
در خصوص اعضایی که از تاریخ بازگشت کتاب‌های امانتی آنها گذشته است می‌توانید روی آیکون کلیک کنید تا پیام اخطار دیرکرد، برای آنها ارسال شود.
